¿Cómo saber si estoy haciendo un buen trabajo como Administrador de Condominios?

¿Eres administrador de condominios? Te ayudamos a saber si estás realizando un buen trabajo. 

Es fundamental autoevaluarse porque tu rol es crucial para la existencia y el buen funcionamiento de la comunidad, así como para la protección del patrimonio colectivo. La autoevaluación te permite asegurar que está cumpliendo con sus múltiples responsabilidades y abordando eficazmente los desafíos que se presentan.

Para autoevaluarte, debes observar algunos aspectos que son clave para la administración de condominios. A continuación, te explicamos lo que debes observar y lo que determina si el trabajo desarrollado está bien o no.

Gestión financiera y contable

• Recaudación efectiva: Asegurarse de que las cuotas de mantenimiento se recauden a tiempo y de forma adecuada. Esto implica llevar un registro detallado de los pagos, enviar recordatorios a los residentes morosos y establecer estrategias de cobranza para evitar la morosidad.
• Transparencia: Promover la transparencia financiera, compartiendo los estados de cuenta detallados con los condóminos mensualmente. Esto incluye la publicación de informes periódicos.
• Presupuesto y gastos: Elaborar un presupuesto realista que contemple posibles aumentos de costos y negociar contratos beneficiosos con proveedores. Implementar medidas de eficiencia energética para reducir costos. Realizar el pago a proveedores y manejar los fondos de manera responsable.

Mantenimiento y operación de las instalaciones

• Conservación: Gestionar activamente la conservación y asegurar que los mantenimientos se cumplan de acuerdo con las reglas. Mantener las áreas comunes en óptimas condiciones.
• Planificación: Crear y seguir un plan de mantenimientos preventivos que incluya inspecciones regulares y reparaciones menores, evitando que los problemas escalen a reparaciones costosas y de emergencia.
• Supervisión: Coordinar y supervisar al personal interno y externo, así como a los contratistas y proveedores, asegurando que su trabajo cumpla con los estándares acordados. Mantener informados a los residentes sobre las acciones de mantenimiento y hacer seguimiento de las mismas.

Descarga aquí: Checklist de autoevaluación para Administradores de Condominios

Cumplimiento de las obligaciones legales

• Cumplimiento normativo: Asegurar que se cumplan las leyes y el reglamento condominal. Aplicar y dar seguimiento a las normas de convivencia.
• Asambleas: Convocar y promover las Asambleas Generales, que son el máximo órgano de decisión, y asegurar la ejecución de los acuerdos tomados en ellas.
• Formalización: Registrar el condominio y el libro de actas ante la Procuraduría Social (PROSOC), elaborar y registrar el Reglamento Interno, y completar el curso de capacitación obligatorio de la PROSOC en la Ciudad de México.

Comunicación y transparencia con residentes

• Puente de comunicación: Promover un vínculo efectivo entre copropietarios y condóminos.
• Información constante: Mantener informados a los condóminos sobre los asuntos importantes a través de boletines informativos y medios electrónicos.
• Canales accesibles: Utilizar plataformas digitales y aplicaciones móviles para compartir información relevante y actualizaciones, asegurando canales abiertos para que los vecinos expresen sus inquietudes y reciban respuestas oportunas.
• Claridad: Informar con claridad sobre las decisiones adoptadas y las razones detrás de cada resolución, utilizando un lenguaje sencillo y accesible.

Resolución de conflictos y convivencia

• Mediación efectiva: Tratar los conflictos entre residentes y atender las quejas, actuando como mediador para encontrar soluciones equitativas y evitar que los conflictos escalen.
• Reglamento claro: Contar con un reglamento interno claro que todos los propietarios conozcan y respeten.
• Diálogo y participación: Facilitar el diálogo y la negociación entre las partes involucradas, y fomentar actividades comunitarias que promuevan la convivencia.
• Proceso estructurado: Implementar un protocolo estructurado para la resolución de conflictos que incluya la recepción de la queja, evaluación de normativas, mediación, toma de decisión y seguimiento.

Gestión de personal y documentación

• Personal: Promover la gestión adecuada del personal, incluyendo su contratación, despido y supervisión.
• Documentación: Cuidar la documentación del condominio (libros, actas) y asegurar su correcto traspaso en caso de cambio de administración. Controlar y seguir las bitácoras de operación y mantenimiento.

Preparación para emergencias (ej. incendios)

• Planificación: Asegurar que el condominio cuenta con un plan contra incendio y las medidas de seguridad necesarias para prevenir y responder a emergencias.
• Seguros: Contratar la póliza de seguro obligatoria que cubra incendios, terremotos, explosiones, inundaciones y daños a terceros, como lo exige la Ley de Propiedad en Condominio de la Ciudad de México.
• Prevención: Liderar estrategias de prevención que incluyan el mantenimiento de instalaciones eléctricas y de gas, la instalación y revisión de equipos de prevención (detectores de humo, extintores), la capacitación y simulacros, y el control de materiales inflamables.
• Respuesta: Colaborar con los servicios de emergencia y mantener informados a los residentes sobre los protocolos de seguridad durante una emergencia.

Uso de tecnología

• Eficiencia: Implementar plataformas digitales, como ComunidadFeliz, para automatizar procesos administrativos, reducir errores humanos, optimizar el tiempo de gestión y mejorar la comunicación con los residentes.
• Mejora de servicios: Utilizar la tecnología para facilitar pagos en línea, generar reportes financieros, gestionar mantenimientos y permitir la participación de condóminos en votaciones virtuales.

¿Soy un buen Administrador de Condominos?

En resumen, un administrador de condominios está realizando un buen trabajo cuando logra mantener la comunidad organizada y funcional, con una gestión financiera transparente y eficiente que reduce la morosidad, un mantenimiento proactivo de las instalaciones, una comunicación clara y constante con los residentes, una resolución efectiva de conflictos que promueve la convivencia armónica, y una preparación adecuada para emergencias. 

La adopción de tecnología es también un factor importante que contribuye a la eficiencia y el éxito de la gestión. Pero no es cualquier herramienta la que te brinde lo necesario para un buen trabajo. Debe ser una que centralice la información, permitiéndote transparentar la administración y que la comunidad pueda ver lo que haces.

Para eso, no tenemos una, sino dos soluciones: ComunidadFeliz, el software para gestionar la parte financiera de la administración y la comunicación con los condóminos; y Swappi, la herramienta para la gestión del mantenimiento, de los proveedores y de las tareas del día a día del condominio.

Combinando ambas, puedes lograr la mejor administración, una reconocida por los condóminos y que te permita crecer en el rubro.