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21/12/2021

¿Cómo hacer el presupuesto anual de tu condominio?

Trabajar en la administración de edificios y condominios es una responsabilidad importante, dado que el manejo de las finanzas de la comunidad depende de ti, para esto, hacer rendir la cuota de mantenimiento que aporta mensualmente cada residente es uno de los desafíos más grandes en una economía que alcanza el 6.24% en el país.

Para esto existen diversas herramientas de administración de edificios como ComunidadFeliz, que permite organizar los presupuestos y automatizar la emisión y envío de la cuota de mantenimiento a todos los residentes, no obstante, hacer el presupuesto es una tarea que solo puede hacer quien administre el condominio en conjunto con el comité de vigilancia, porque son quienes están al tanto de las necesidades en cada edificio.

Para esto ComunidadFeliz entrevistó a Virginia Peña, administradora de edificios certificada por la PROSOC en CDMX, quien compartió su manera de hacer el presupuesto anual de los condominios que gestiona.

¿Cuándo es el mejor momento para hacer el presupuesto anual del condominio?

Lo ideal es trabajarlo el último trimestre del año, entre octubre y noviembre para trabajarlo con calma junto al comité de vigilancia, revisando siempre las bitácoras de periodos anteriores para observar patrones de mantenimientos en ciertas áreas del edificio, aunque siempre se deberán apoyar en los proveedores de los servicios que requiere el condominio para tener un punto de partida en el rango de precios del año entrante.

A este grupo se le suma la opinión de los condóminos y copropietarios porque ¿quiénes conocen mejor el condominio que quienes viven en él? De modo que sus impresiones sobre cuáles áreas se deben mejorar son importantes.

Cuando esté aprobado por el comité, se debe llevar a la asamblea anual en diciembre, para dar a conocer cuál es la planificación financiera del condominio del año entrante.

Este espacio también se presta para notificar observaciones y cambios en la cuota de mantenimiento del edificio y planificación en los mantenimientos preventivos que requiera el condominio.

Si fuera de la planificación regular el condominio sufre un cambio de administración, se recomienda presupuestar nuevamente por los meses que queden restantes al término del año, presupuesto que deberá ser revisado por el comité de vigilancia y aprobado en asamblea.

Asimismo, considerar las variables de la inflación en el país es igual de necesario, porque las cuotas de mantenimiento muchas veces son fijas y lo que se puede proyectar que alcance para el año entrante, puede que no se apegue a la realidad por las fluctuaciones económicas.

 ¿Cuáles son las etapas para crear el presupuesto anual?

Hacer el presupuesto anual tiene su ciencia, y para una mejor organización te damos estas recomendaciones:

  • Reúne información, es el primer paso de cualquier estudio y proyección, investigar te dará indicios de los gastos fijos del condominio que debes considerar y variables que debes tener en cuenta dentro del fondo de reserva y mantenimientos.
  • Crear un programa mensual para encontrar el equilibrio entre ingresos y gastos que permita organizar el tope máximo de gastos al mes, lo que influirá en la programación de mantenimientos.

Por ejemplo, agendar un mantenimiento de la sala de bombas y limpieza de tinacos en el mismo mes podría exceder la cuota de mantenimiento, por lo que se agenda el mantenimiento para un mes y la limpieza para el otro.

  • Equilibrar gastos con los ingresos y comparar si todos los gastos proyectados se podrán cubrir con la cuota actual o si hará falta aumentarla.

¿Qué se considera para la creación del presupuesto anual?

Quienes administran edificios desde hace años ya tienen la experiencia de lo que necesita una comunidad, involucra el mantenimiento de espacios comunes, fondo de reserva por emergencias, pagos a proveedores, pagos de sueldos, servicios básicos, certificaciones para el personal e incluso la seguridad. 

Pero en esquema, Virginia nos entrega los puntos principales:

  • Los ingresos por cuotas de gasto de mantenimiento y administración, donde se contabilizará el ingreso promedio que aportan los residentes para el mantenimiento del condominio y su correcta administración.
  • Gastos de servicios, como vigilancia, limpieza, IMSS (si aplica), teléfono internet, mantenimiento mensual de elevadores, servicios de administración de agua y CFE cuando estos no se prorratean, gastos de papelería, envíos, servicio de recolección diaria de residuos sólidos, artículos de limpieza, repuestos principales entre otros.
  • Mantenimientos, como mantenimiento de elevadores, servicios de limpieza en el condominio, desinfección y aseo de cisternas y tinacos, cambio de electro-niveles de tinacos, mantenimiento a la sala de bombas, carga de extintores y otros.

Recordemos que este tipo de gastos son de carácter informativo, dado que cada condominio tendrá sus necesidades específicas.

¿Cómo se calcula la cuota de mantenimiento para el año entrante?

La cuota de mantenimiento es uno de los puntos más importantes dentro del presupuesto anual porque significa cuánto tendrá que pagar cada residente en aras de mantener cierta calidad de vida dentro de la comunidad.

Por lo que después de hacer la proyección de los gastos, se deben calcular los incrementos que indiquen los proveedores de servicios para el año entrante junto a la inflación proyectada.

Con esta información, se anota el total de gastos obtenidos por mes y se compara con el presupuesto del año presente ¿coincidieron? ¿Fue suficiente? Siempre que el ingreso total siga cubriendo los gastos mensuales, se puede hablar de mantener el valor de la cuota de mantenimiento. 

No obstante, si se observa que los ingresos no alcanzaron a cubrir los gastos mensuales del año y que por eso el condominio tuvo “apuros financieros” se deberá considerar el aumento de la cuota de mantenimiento,

Ajustes finales del presupuesto anual.

Una vez que tengamos nuestro listado de ingresos y egresos estimados, vamos a realizar una serie de ajustes, hay que ver los factores que harán que se apegue más a la realidad, para realizar nuestro presupuesto con más exactitud, nos apoyaremos de la información de años anteriores o presupuestos anteriores, esto nos ayudará a tener un panorama más claro para la creación del nuevo presupuesto. 

¿Cómo se pagarán estos gastos? 

Para pagar los gastos o proyectos a futuro, en el caso de los egresos hay que apegarse a los gastos más altos del año pasado, en cuanto los ingresos hay que apegarse a la morosidad más baja, sobre eso podemos hacer una estimación de los ingresos, para esto se tiene que hacer un listado de todos los gastos que se llevarán a cabo, incluyendo publicidad, renta de espacios comunes, tarjetas de acceso y otros conceptos adicionales a la cuota. Finalmente, hay que sumarlos para tener una idea de lo que se va a juntar. 

Recomendaciones de una administradora organizada

El presupuesto es un juego de estrategia, donde no se deben perder de vista los elementos que consumen dinero en el día a día, cada gasto representa una pieza en un rompecabezas y tu trabajo al administrar el condominio es lograr que cada pieza encaje.

Tengamos en cuenta que los gastos operativos no deben ser onerosos, no presupuestes gastos que la comunidad realmente no necesita, porque al prorratearse son todos quienes terminarán pagando este precio y lo ideal es que se beneficien por cada peso invertido en el condominio.

Y como última recomendación, se puede aumentar muy muy muy levemente un porcentaje a todos los gastos, para cubrir cualquier emergencia pequeña que pueda surgir y se siga aportando al fondo de reserva en caso de haber excedentes.

Finalmente, te recomendamos probar el software de administración ComunidadFeliz.mx para transparentar tus finanzas, organizar los ingresos y egresos, además de conectar con toda tu comunidad.

Valeria Morillo
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