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Problemas comunes en las finanzas del edificio y cómo abordarlo desde la transparencia en la administración

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¿Te ha pasado que la relación con el comité de vigilancia o condóminos de los fraccionamientos que administras se ha puesto tensa por asuntos financieros? Te dejo algunos ejemplos que solemos escuchar:

“¡Queremos saber cuánto tenemos en el fondo de reserva! ¿Qué se hará con ese dinero?”
“¿Por qué subió la cuota de mantenimiento este mes?”
“¿A qué corresponden esos cargos extraordinarios?”

Si queremos tener una administración de primer nivel, una de las claves es tener un buen control financiero de las arcas de la comunidad, y que esto sea transparente. Es por eso que a continuación te contamos algunos problemas comunes de la falta de transparencia en la administración financiera del condominio.

Falta de transparencia en la recaudación de cuotas

Esta es la razón número 1 por la cual los condóminos pueden entrar en conflicto con el administrador.

La solución es muy sencilla. Sin embargo, es impresionante lo poco que se aplica: llevar la cobranza y recaudación ordenada, y compartirla con la comunidad de forma transparente. 

Puede ser haciendo una asamblea todos los trimestres, enviando un correo a fin de mes con el consolidado de lo cobrado v/s recaudado, o generando un reporte. Cualquiera de estas formas es válida, lo importante es que los condóminos lo sepan.

En ComunidadFeliz los condóminos pueden tener acceso a toda esta información desde la plataforma, y puedes automatizar estos mensajes o reportes para que la gente de la comunidad siempre esté bien informada sobre la salud financiera de esta.

Poco detalle sobre gastos extraordinarios

Este es otro clásico. Se rompe la bomba de la alberca, hay que reparar un ascensor, el edificio requiere un trabajo de pintura, o miles de ejemplos más. 

A veces ocurren imprevistos que no estaban considerados en el presupuesto para calcular las cuotas de mantenimiento, por lo que es necesario echar mano al fondo de reserva o cobrar cuotas extraordinarias a los residentes para cubrir dichos gastos.

Hasta ahí todo bien, el problema es que muchas veces solo se notifica lo que hay que pagar, pero no se da más detalle, y es ahí donde comienzan los problemas

Al igual que en el caso anterior, si no damos mayor detalle sobre cuanto cuesta el servicio, quién lo va a proveer o si existe un reporte técnico una vez finalizado, corremos el riesgo de generar desconfianza en la comunidad. Por lo tanto, nuevamente la solución es la transparencia formal de todos estos casos.

No es que nos quiera echar flores, pero en ComunidadFeliz puedes registrar todos estos egresos en un módulo especial, donde puedes dejar los comprobantes de pago y cobro, proveedor, e incluso documentación adicional para que los condóminos sepan con total transparencia las salidas de dinero de la comunidad.

No mostrar la salud financiera de la comunidad

Este es el último clásico, y cómo bien puedes suponer se soluciona con transparencia. Es esencial que la comunidad sepa cuanto dinero tiene a la mano, de esa forma también se establecen expectativas sobre el cuidado que se le puede dar y el servicio que pueden recibir.

Puedes pagar $2.000 pesos de cuota de mantenimiento, y esperar que te den un servicio excelente, ¿pero qué pasa si te digo que el 80% de los departamentos están morosos? ¿Cambia el cuento ahí o no? 

Por lo mismo, es fundamental compartir cada cierto tiempo el balance de egresos e ingresos de la comunidad, monto de los fondos (ejemplo: el de reserva), monto pendiente a pagar por unidades morosas, etc. 

Nuestra recomendación es que al menos 1 vez por trimestre compartas un reporte completo a la comunidad en una asamblea o correo, y si es posible 1 vez al mes enviar el balance de egresos e ingresos. 

¿Adivina con qué puedes hacer esto? Sí, ComunidadFeliz automáticamente genera este reporte, calcula la morosidad y te da información consolidada para que la puedas compartir con los condóminos. 

Espero que este artículo te sirva, y que te animes a probar ComunidadFeliz en tu comunidad. Súmate a los más de 5.000 condominios que ya han logrado transparentar las finanzas a sus condóminos, y ahorra tiempo y problemas llevando tu servicio de administración al siguiente nivel.

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Autor

Vicente Mondaca
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