15/10/2021

Las herramientas digitales que todo administrador de condominios necesita

Si trabajas como administrador de condominios sabes que la gestión no es una tarea fácil, ya que el trabajo requiere mucho cuidado y conocimientos específicos de gestión. El administrador necesita controlar, monitorear las situaciones diarias de los condominios, realizar cuentas, informes, documentos, entre otros.

Es en este momento cuando el software de administrador de condominios se vuelve imprescindible, es necesario invertir en herramientas digitales. Cada vez más propietarios están adoptando estas medidas como una forma de optimizar la gestión y agregar calidad de vida a los residentes.

El gran secreto es elegir opciones que se adapten a las necesidades del trabajo en general. Entonces, además de las soluciones a los problemas existentes, puedes traer varias otras características que ayudan en la toma de decisiones y una comunicación efectiva que mejora la convivencia.

Mantenerse al día con los avances tecnológicos en la administración de condominios es una buena forma para que el gerente conozca las soluciones que pueden convertirlo en un administrador más eficiente. ¿A qué gerente no le gustaría tener una gestión más fácil y rutinas más ágiles?

Siga leyendo y comprenda cómo las herramientas digitales son necesarias para un administrador de condominios.

Primero, ¿Qué son las herramientas digitales?

Estos son los recursos digitales que permiten el uso de tecnologías para facilitar la comunicación y el acceso a la información, a través de dispositivos electrónicos como tabletas, teléfonos inteligentes y computadoras.

Algunos ejemplos de herramientas digitales son aplicaciones, programas, plataformas virtuales, software, entre otros.

Las herramientas digitales de marketing son un recurso importante para los administradores de condominios ya que permiten atraer la atención de sus potenciales inquilinos, a través de la optimización de motores de búsqueda que ayudan a atraer clientes de forma orgánica.

En el ámbito administrativo, existen hoy en día varias herramientas digitales desarrolladas precisamente para facilitar la vida de los directivos mediante la automatización de procesos.

Uso de tecnología para brindar un servicio de calidad

Un buen software para administradores de condominios y una herramienta CRM, además de las aplicaciones de comunicación, son de suma importancia para ofrecer un servicio rápido y de calidad. La inversión en tecnología permite incluso el registro de información capaz de ayudar a mejorar los servicios prestados y apoyar las decisiones de gestión.

Otro punto importante del uso de la tecnología es la automatización de tareas:

  • Envío de recordatorios de pago en fechas de vencimiento, 
  • Renovaciones de contratos, 
  • Emisión de informes de morosidad, etc. 

Este tipo de automatización, además de demostrar la organización, optimiza el tiempo.

¿Cómo puede ayudar un software CRM en la gestión de condominios?

Cómo el simple uso de CRM puede ayudar a los administradores de condominios a identificar y resolver problemas rápidamente y convertir situaciones negativas en nuevas oportunidades comerciales. ¡Veamos!

1. Elección del software

Un software de gestión de condominios necesita tener un CRM y una función de Gestión (financiera, personal, cobranza) en la misma plataforma, esto facilitará la automatización de tareas.

CRM es un plan elaborado para facilitar el contacto entre la empresa y el cliente, automatizando y dejando todo de forma simplificada para la comunicación y organización de ambas partes.

Hay softwares que se realizan bajo esta planificación, precisamente con el objetivo de simplificar todo el proceso de comunicación, organización y planificación.

2. Capacitación

Es importante que el administrador del condominio haga una buena implementación, brindando la capacitación adecuada para que sus empleados y demás inquilinos manejen el software con CRM con facilidad.  

Mantener bien establecida la forma en que el arrendador / administrador se pondrá en contacto con los propietarios de la unidad es fundamental, de hecho, debería ser una de las primeras pautas que se den a la hora de implementar este tipo de software.

3. Tecnología en la nube

Otro paso importante para analizar en un software es si será en local o en la nube, siendo la segunda opción un poco más práctica, ya que todo se almacenará en el sistema Cloud, no necesitando algo físico para contener todos los datos, como un servidor o una computadora con los archivos específicos.

En la nube, el proceso es más seguro, ya que todos los datos están protegidos por cifrado y no tiene que preocuparse por la protección de datos y las copias de seguridad.

4. Seguimiento

Finalmente, organizar y planificar la pre y post implementación es otro paso importante e indispensable, ya que la pre-implementación ayuda a entender a los propietarios de las unidades y sus dificultades e instalaciones con la tecnología, mientras que el post es una evaluación de la efectividad del programa.

Beneficios de usar el software de administración de condominios

Veamos los 3 principales beneficios de utilizar este tipo de solución:

  1. Control financiero total en la gestión de condominios 💲

La rendición de cuentas es una actividad fundamental en la rutina del liquidador, después de todo, todos quieren saber cómo se aplicó la tarifa del condominio. El software de gestión también puede ayudar con esta tarea, simplificando todo el proceso.

Una de las funciones es el envío de documentos para divulgar recibos de pago u otras cuentas. De esta forma, su gestión es mucho más transparente y los propietarios de las unidades son conscientes del buen trabajo realizado.

El software de gestión es precisamente la facilidad en este control financiero, con hojas de cálculo, escaneo de documentos y almacenamiento de recibos, mantener organizada la documentación e incluso puedes brindarte información para tomar las mejores decisiones.

  1. Gestión optimizada del tiempo 🕒

La rutina administrativa es mucho más burocrática cuando tenemos que ocuparnos de toda la documentación física. Bueno, con el software de gestión, es posible deshacerse del papeleo.

Debido a que funciona en línea, el liquidador tiene acceso a toda la información desde cualquier lugar y en tiempo real. De esta forma, podrás tomar decisiones mucho más rápido y, por supuesto, optimizar en gran medida tu gestión del tiempo, pudiendo dedicar más atención a cuestiones relevantes.

  1. Procesos más eficientes✔

Reservas de equipos y salones o registro para el uso de áreas comunes. La gestión de todos estos procesos puede ser un problema para el gerente, especialmente si realiza las tareas manualmente.

Con el software de gestión, además de asegurar el control total de todos estos procesos, el responsable también es capaz de poner la información a disposición de todos los propietarios de las unidades, evitando molestias y facilitando la vida diaria de todos. En otras palabras, la gestión de condóminos se puede profesionalizar a nivel corporativo, ¡ya que la calidad de todas las acciones tomadas por el liquidador está garantizada!

¿Por qué ComunidadFeliz?

Es una herramienta para la administración de condominios que facilita la gestión y la transparencia, junto con los administradores, con una aplicación móvil para uso de los residentes.

Usado para que los administradores puedan observar cuando el propietario no ha pagado los costos de mantenimiento, ya que el sistema tiene la funcionalidad de asociar a los usuarios con el monto a pagar, otro atributo del sistema es que, además de dar acceso a los residentes, también restringen si lo determina la administración. Una ventaja de destacar en plataformas como ComunidadFeliz es que se adapta a las normas de cada comunidad.

Características del software: reserva de espacios comunes; recepción de visitantes; participación en encuestas; acceso al tablón de anuncios; pago de gastos comunes; servicio de paquetería; integración de cámara; videoconferencias; conciliación bancaria entre otros.

Con ComunidadFeliz puedes gestionar todas las tareas necesarias para una buena administración en una única plataforma y en menos tiempo. Para que puedas gestionar tantas comunidades como quieras sin ningún problema. Con el sistema 100% online, puedes subir y gestionar todos los movimientos de tu comunidad.

ComunidadFeliz y finanzas transparentes🏡

Un CRM para gestionar prospectos a nivel comercial y ComunidadFeliz para gestionar a sus clientes son entonces una dupla perfecta para administrar condominios.

Para asegurar un sistema de trabajo efectivo y funcional, es fundamental el uso de tecnologías que faciliten la comunicación entre el administrador, como las herramientas digitales, los miembros del comité y los vecinos, para que los resultados obtenidos sean los mismo, igual o mejor que con el sistema tradicional.

Para los administradores, es fundamental no perder nunca la comunicación con los condominios, ya que esta es la clave del éxito de una operación. Por tanto, la gestión administrativa no debería verse afectada si aprovechamos toda la tecnología que nos acompaña en la actualidad.

 

Escritora, gestora de contenidos para sitios web, lectora, amante de la fotografía, la música y el arte.

Agda Cardoso


Equipo de ComunidadFeliz
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