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31/1/2022

¿En qué casos debes protocolizar tus actas de asamblea?

Como administrador de condominios tal vez hayas escuchado el término "protocolizar" en relación con las actas de asamblea. Este término se utiliza cuando se requiere realizar un documento con validez legal. Es decir, este documento te servirá como aval si alguna de las partes lo llegase a incumplir. 

Los notarios son personas autorizadas por la ley para certificar la autenticidad de las firmas y los documentos. Su deber es certificar la autenticidad de la firma de la persona que solicita sus servicios.

En las actas, el notario transcribe su contenido, las marca con un número único y hace constar que los devuelve a la autoridad correspondiente o a la persona interesada.

¿Para qué sirve la protocolización de las actas de asamblea?

La protocolización sirve para contar con un aval legal del acuerdo que se efectuó. El Notario archivará el documento para que puedas hacer uso del mismo en casos de incumplimiento o extravío. 

El artículo 2003 del Código Federal de Procedimientos Civiles indica que este escrito privado contiene una declaración de verdad y hará fe de la existencia de esta, más no de los hechos asentados.

La asamblea general es el órgano supremo de una asociación, y se encarga de acordar sus actos y operaciones, es decir, dirigir su rumbo. Para que los poderes les sean otorgados a una persona mediante un acuerdo pactado en la asamblea, el acta deberá ser protocolizada.

Desde el punto de vista fiscal, el Servicio de Administración Tributaria ordena que para dar un aviso de actualización a todos quienes formen parte de una sociedad (asociación de colonos o de vecinos), se adjunte un documento protocolizado, en el que describan las modificaciones e incorporaciones.

Es importante remarcar que las actas pueden protocolizarse solo si la asociación de vecinos o de colonos así lo dispone.

Documentos necesarios para protocolización 

  • Datos generales del delegado designado (lugar y fecha de nacimiento, estado civil, domicilio, número telefónico, RFC, CURP y ocupación).
  • Copia de la identificación oficial del delegado
  • Acta a protocolizar en original. 
  • Lista de asistencia de la asamblea firmada por los asistentes.
  • Antecedentes de la sociedad o asociación (constitutiva, reformas a los estatutos, prórrogas, cambios de denominación, cambios de domicilio, aumentos o disminuciones de capital, fusiones, escisiones, disolución, nombramiento de administradores, etc.)
  • Copias de las Cédulas de Identificación Fiscal de los socios. Los extranjeros deberán presentar forma migratoria.


Asambleas ordinarias y extraordinarias

La diferencia entre las asambleas ordinarias y las extraordinarias no radica únicamente en los temas que se discuten sino también en las formalidades que cada una debe de cumplir, además lo que contendrá dentro de cada una de sus actas.

Las asambleas ordinarias únicamente se asentarán en el libro respectivo y serán firmadas por el secretario y el presidente de la asamblea. Las actas de asambleas extraordinarias serán protocolizadas ante Notario público.

Herramientas para Asambleas de Condominio

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