Para que exista un entendimiento, convivencia, transparencia y orden dentro de un desarrollo urbano donde cohabitan varios residentes, es indispensable la celebración de una Asamblea de Condominio.
Una Asamblea General de Condominio se expone como la máxima instancia para acordar, discutir y resolver todos los asuntos de interés propio y/o común de un condominio, la cual está fundamentada en la Ley de Propiedad en Condominio de Inmuebles y su Reglamento. Asimismo, se celebra en conformidad con el Reglamento Interno y su Escritura Constitutiva.
Básicamente, existen dos tipos de asambleas estipuladas en el artículo 29 de la Ley:
Las Asambleas Generales Ordinarias se realizan de manera trimestral para tratar asuntos como:
Cada uno de los puntos tratados deberá ser sometido a votación y, para que las resoluciones sean aprobadas, se tomará en cuenta una mayoría simple (más del 50% del total de los votos).
Las Asambleas Generales Extraordinarias se realizan para atender únicamente asuntos de urgencia como:
En el caso de la Asamblea Extraordinaria, para realizar alguna modificación es necesario que los votos representen el 75% del valor total del desarrollo, además deberá ser notificado respectivamente a la Procuraduría Social (Prosoc).
Toda acta constituida en una Asamblea de Condominio debe contener obligatoriamente los siguientes aspectos:
Esta acta deberá asentarse en el Libro de Actas por el secretario (en este caso el Administrador); autorizada por la Procuraduría Social. Asimismo, los interesados deberán estar atentos a las convocatorias de acreditación de la Asamblea de Condóminos.
No obstante, las resoluciones serán informadas por escrito a los condóminos por parte del secretario de forma pública o privada en un lapso de 7 días hábiles.
Una Asamblea de Condominio exitosa permitirá que los objetivos de la comunidad se cumplan o resuelvan apropiadamente conforme la Ley. Esto, a su vez, posibilitará que los condóminos tengan mayor participación en estas sesiones, aportando iniciativas que mejoren el bienestar de todos. A continuación, se exponen algunos consejos para tener una asamblea exitosa.
La Ley establece que la convocatoria de la Asamblea sea notificada en un lugar visible en las inmediaciones del condominio, en la puerta principal, o depositando el aviso en el interior de cada propiedad; en el caso de la Asamblea ordinaria, se comunicará siete días antes de la fecha programada.
Con la aplicación de ComunidadFelix.mx es posible notificar el lugar, fecha y hora de la Asamblea a todos los condóminos mediante el envío de correos electrónicos. Igualmente, el software informa al Administrador quienes han recibido y leído el aviso de la convocatoria para proceder a contactar de forma telefónica o presencial a los condóminos que aún no han sido notificados.
Antes de dar inicio con la asamblea es necesario designar a un moderador; para este caso, es recomendable que dicha función sea desempeñada por un tercero previamente elegido a votación por los participantes de la asamblea, el cual puede ser un condómino.
Esta persona será la responsable de presentar la lista de puntos que deben ser discutidos durante la sesión y cederá la palabra a quien lo pida, asegurándose de que los interesados no se extiendan durante su turno, logrando que las mociones sean debidamente escuchadas, analizadas por los asistentes y discutidas para llegar o no a un consenso.
Previo al inicio de la Asamblea, se requiere establecer una lista detallada con cada tema a tratar, en donde se considere el tiempo máximo que se destinará. Por ejemplo, acordar un máximo de tiempo de 30 minutos, con un límite de 10 intervenciones de 1-2 minutos para cada asunto. De esta manera, se evita que la Asamblea se alargue.
Es requerido designar a una persona (por lo general el Administrador) que tome apuntes de cada uno de los acuerdos y resoluciones tratadas y establecidas. Deberá ser capaz de anotar de forma clara y concisa los puntos a incluir en la Acta de la Asamblea.
En ese sentido, todo lo anotado durante la sesión debe ser leído al término de esta para corroborar que la información sea correcta.
En la sesión, es importante dar a conocer los informes financieros y administrativos que sean de interés para la asamblea por parte de los diferentes comités y, ciertamente, este proceso se puede simplificar con la ayuda del software de ComunidadFeliz.mx.
Por medio de este se generan fácilmente los informes contables y financieros de todos los condóminos, incluyendo los registros en el libro de banco y el historial de cuotas de mantenimiento, para que después de la asamblea sean enviados a la comunidad por correo electrónico en caso de que así lo deseen.
En sí, con una Asamblea de Condominio exitosa se evitará cualquier tipo de conflicto de carácter común, generando mayores oportunidades de mejora para la comunidad.
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