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26/1/2022

La importancia de los libros de actas de asamblea

Un libro de actas de asamblea, es un medio de control que registra de forma organizada la información de las asambleas de un condominio. Contiene el historial de la organización del condominio, comúnmente contiene hojas foliadas y está empastado.

En estos libros se deben asentar los Acuerdos de las Asambleas de condominio cada vez que se celebren. Su información es útil para conocer los cambios y el desempeño histórico que ha llevado a cabo durante una administración.

¿Qué deben contener las actas de asamblea?

El acta de la Asamblea debe redactarse cada vez que esta se celebre y debe contener los siguientes elementos de forma clara y concisa:

  • Lugar y Fechas en donde se realizó la asamblea
  • Hora de inicio y de término
  • La orden del día
  • Una listo de los asistentes 
  • Los acuerdos establecidos 
  • Desarrollo de los puntos presentados en el orden del día
  • Resultados de las votaciones realizadas
  • Firmas: Presidente, secretario, Comité de Vigilancia y condóminos

¿Quién debe registrar el libro de actas de asamblea?

Secretario levantando el acta de la asamblea

El Secretario debe cuidar que el libro de actas sea un reflejo fiel de lo tratado y acordado en las asambleas. En lugares como la CDMX, este documento debe ser autorizado por la Procuraduría Social.

Es obligatorio levantar las actas de las asambleas y estas deben estar firmadas por todos los condóminos asistentes, dejando constancia de lo acordado.

El administrador del condominio tiene la obligación de conservar este documento importante. En caso de que no fuera posible, debe resguardarlo el Comité de Vigilancia. 

¿Los condóminos pueden consultar el Libro de Actas?

Si pueden consultarlo, de hecho es necesario hacerlo. Para hacerlo, se debe solicitar al Administrador y/o Comité de Vigilancia por medio de una petición.

Recomendaciones para constituir el libro de actas de asamblea

Para tener en orden el Libro de Actas de un condominio, recomendamos seguir los siguientes pasos:

  • Se debe llenar a mano o a computadora por alguien que tenga la capacidad buena redacción y ortografía.
  • En la carátula se pueden anotar los datos generales del condominio (Nombre del condominio, su ubicación, número de condóminos, etc.)
  • Es fundamental conseguir que el libro esté lo más ordenado posible. Deja el suficiente espacio entre un acta y otra para que evitar alguna confusión al momento de consultarlo.
  • Para facilitar la redacción, cada vez que se cierra un punto del Orden del Día, se recomienda puntualizar las propuestas hechas y los acuerdos establecidos.
  • Se recomienda no incluir en el Orden del Día puntos como “Asuntos Generales” para evitar reuniones prolongadas. 
  • Cuando el acuerdo de la Asamblea General modifique la Escritura Constitutiva del condominio, el acta se protocolizará ante Notario Público y se debe inscribir en el Registro Público de la Propiedad. 
  • Si el acuerdo de la Asamblea General modifica el Reglamento Interno, el acta se protocolizará ante N.P., y después deberá registrarse ante la Procuraduría Social.
libros de actas de asamblea

Si tienes alguna duda sobre si algo debe constar en el libro de actas, peca de precavido y toma nota de ello. Todas las decisiones que tengan injerencia en el condominio tienen que estar registradas en el libro de actas.

¿Aún tienes dudas acerca de cómo redactar un acta de asambleas? Te recomendamos revisar algunos ejemplos de actas de asambleas de vecinos.

Votación y encuestas para Asambleas en condominios.

El objetivo principal de las Asambleas Generales es discutir, debatir y resolver los problemas que surgen dentro de la comunidad de condominios. En estos casos, tener una herramienta para realizar votaciones y encuestas entre los condóminos facilita el trabajo de los administradores y secretarios. 

En nuestra aplicación podrás encontrar la función de Encuestas y votaciones, las cuales se pueden crear y responder con solo un clic. También puedes enviar información a todos o algunos condóminos, publicar en un muro virtual o convocar a reuniones online. 

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Cedric Olivier
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