¿Qué es el libro de actas de asamblea y por qué es clave para tu condominio?

Un libro de actas de asamblea, es un medio de control que registra de forma organizada la información de las asambleas de un condominio. Contiene el historial de la organización del condominio, comúnmente contiene hojas foliadas y está empastado.

En estos libros se deben asentar los Acuerdos de las Asambleas de condominio cada vez que se celebren. Su información es útil para conocer los cambios y el desempeño histórico que ha llevado a cabo durante una administración.

¿Qué deben contener las actas de asamblea?

Según la Ley de Propiedad en Condominio de Inmuebles para la Ciudad de México (Art. 43), las actas deben elaborarse cada vez que se celebre una Asamblea General. Estas deben contener, de manera clara y estructurada:

• Lugar y Fechas en donde se realizó la asamblea
• Hora de inicio y de término
• La orden del día
• Una listo de los asistentes 
• Los acuerdos establecidos 
• Desarrollo de los puntos presentados en el orden del día
• Resultados de las votaciones realizadas
• Firmas: Presidente, secretario, Comité de Vigilancia y condóminos

Una redacción clara, objetiva y sin ambigüedades es esencial para que el acta tenga validez y pueda ser consultada en el futuro.

¿Quién debe registrar el libro de actas de asamblea?

El Secretario debe cuidar que el libro de actas sea un reflejo fiel de lo tratado y acordado en las asambleas. En lugares como la CDMX, este documento debe ser autorizado por la Procuraduría Social.

Es obligatorio levantar las actas de las asambleas y estas deben estar firmadas por todos los condóminos asistentes, dejando constancia de lo acordado.

El administrador del condominio tiene la obligación de conservar este documento importante. En caso de que no fuera posible, debe resguardarlo el Comité de Vigilancia. 

¿Los condóminos pueden consultar el Libro de Actas?

Sí, y es un derecho. De acuerdo con la ley y las mejores prácticas de transparencia, cualquier condómino puede solicitar acceso al libro de actas mediante una petición al administrador o al Comité de Vigilancia.

Este acceso garantiza que las decisiones tomadas en asamblea estén claras para todos y que se cumplan de forma adecuada.

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Recomendaciones para constituir el libro de actas de asamblea

Para tener en orden el Libro de Actas de un condominio, recomendamos seguir los siguientes pasos:

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• Redacción profesional: Se debe llenar a mano, es preferible que quien redacte el acta tenga buena ortografía y claridad en la escritura.
• Identificación clara: La carátula debe incluir datos del condominio (nombre, ubicación, número de unidades privativas, etc.).
• Formato ordenado: Es fundamental conseguir que el libro esté lo más ordenado posible. Dejar suficiente espacio entre actas para evitar confusiones.
• Evitar ambigüedades: Registrar los acuerdos y propuestas de forma puntual.
• Evitar "Asuntos Generales": Para no prolongar reuniones innecesariamente.
• Protocolización: Si se modifican documentos oficiales (escritura constitutiva o reglamento interno), el acta debe protocolizarse ante Notario Público e inscribirse en el Registro Público o en la PROSOC según el caso.

• Para facilitar la redacción, cada vez que se cierra un punto del Orden del Día, se recomienda puntualizar las propuestas hechas y los acuerdos establecidos.
• Si el acuerdo de la Asamblea General modifica el Reglamento Interno, el acta se protocolizará ante N.P., y después deberá registrarse ante la Procuraduría Social.
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Si tienes alguna duda sobre si algo debe constar en el libro de actas, peca de precavido y toma nota de ello. Todas las decisiones que tengan injerencia en el condominio tienen que estar registradas en el libro de actas.

¿Aún tienes dudas acerca de cómo redactar un acta de asambleas? Te recomendamos revisar algunos ejemplos de actas de asambleas de vecinos.

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Casos prácticos: ¿Por qué es importante tener un libro de actas bien gestionado?

🔹 Caso 1: Renovación del administrador
En una asamblea se elige a un nuevo administrador. Semanas después, un grupo de condóminos impugna la decisión. Al revisar el libro de actas, se confirma que se siguió el procedimiento legal, validando la elección.

🔹 Caso 2: Aprobación de cuotas extraordinarias
Un condominio enfrenta una reparación urgente y costosa. Gracias a que la aprobación quedó asentada en el libro de actas con la votación correspondiente, se evita cualquier reclamo posterior.

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Métricas de impacto en la gestión documental

Según una encuesta realizada por ComunidadFeliz en 2024 a más de 1,500 administradores en México:

• El 89% de los conflictos vecinales se resuelven más rápido cuando las decisiones están correctamente documentadas en el libro de actas.
• El 74% de los administradores que llevan un libro digital o bien organizado reportan mayor confianza por parte de los condóminos.

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Votación y encuestas para Asambleas en condominios.

El objetivo principal de las Asambleas Generales es discutir, debatir y resolver los problemas que surgen dentro de la comunidad de condominios. En estos casos, tener una herramienta para realizar votaciones y encuestas entre los condóminos facilita el trabajo de los administradores y secretarios. 

En nuestra aplicación podrás encontrar la función de Encuestas y votaciones, las cuales se pueden crear y responder con solo un clic. También puedes enviar información a todos o algunos condóminos, publicar en un muro virtual o convocar a reuniones online. 

En ComunidadFeliz creemos que la felicidad se logra haciendo la vida más fácil, y nuestra aplicación web nos ha dado la tecnología para hacer felices a miles de administradores de condominios.