En las asambleas del condominio, ya sean trimestrales o anuales, el administrador debe dar a conocer la situación financiera de la comunidad. Esto se logra presentando el balance financiero.
El balance incluye distintos indicadores de la salud financiera del condominio: los ingresos y egresos de un período determinado, las categorías de los costos, etc. Sigue leyendo para entender qué debes presentar en tu balance financiero.
Antes de enfocarnos en el balance debemos aclarar qué es la asamblea donde se presenta el balance. Una asamblea de condominio o fraccionamiento es la reunión de los copropietarios para discutir y tomar decisiones sobre asuntos comunes que afectan a toda la comunidad.
Es el órgano de máxima autoridad en un condominio y se fundamenta en la Ley de Propiedad en Condominio, en el Reglamento y la Escritura Constitutiva de la comunidad.
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Asambleas Ordinarias: Se celebran trimestralmente y abordan temas como el nombramiento y remoción del Comité de Administración y del Comité de Vigilancia, el establecimiento de cuotas de mantenimiento, la aprobación de presupuestos de ingresos y gastos, y la presentación de informes generales (incluidos aquí el balance financiero).
Asambleas Extraordinarias: Se convocan para tratar asuntos urgentes como modificaciones al marco regulatorio de la comunidad o la realización de obras urgentes, por ejemplo.
En este sentido, los balances financieros son informes que presentan la situación económica del condominio. Estos balances permiten conocer los ingresos, gastos, activos, pasivos y el capital disponible del condominio, proporcionando una visión clara y detallada de su salud financiera.
El balance financiero presentado por el administrador a la asamblea deberá incluir, entre otros, estos datos:
Estado de Resultados: Informe de ingresos y egresos que muestra el beneficio o pérdida del periodo anual.
Flujo de Caja: Detalle de los movimientos de efectivo y sus justificantes.
Resumen General: Los activos, pasivos y capital del condominio.
Detalle de la Cuenta Bancaria: Saldo y movimientos de la cuenta bancaria del condominio.
Cuota de mantenimiento: Recaudaciones, cobros por demora y deudas pendientes de propietarios morosos.
Costos con personal: Pagos realizados al personal de la comunidad.
Informe de Proveedores: Gastos con proveedores contratados por la comunidad.
Fondo de Reserva: Cantidad disponible para imprevistos y detalles de su uso.
Para generar los balances financieros, el administrador debe recopilar y organizar una variedad de datos y documentos:
Ingresos: Registros de cuotas de mantenimiento, renta de zonas comunes, multas, y cualquier otra fuente de ingreso.
Egresos: Facturas y recibos de pagos realizados, incluyendo salarios del personal, costos de reparaciones, mantenimiento y otros gastos operativos.
Movimientos de Caja: Documentación de todos los movimientos de efectivo y justificantes de estos movimientos.
Activos y Pasivos: Inventario de todos los bienes del condominio y registros de deudas y obligaciones financieras.
Datos Bancarios: Extractos y otros documentos de los movimientos de la cuenta bancaria.
Recaudación y Cobros: Comprobantes de pagos de los propietarios y detalles de las deudas pendientes.
Contratos y Pagos al Personal: Documentación de contratos laborales y pagos realizados.
Informes de Mantenimiento: Facturas y registros de gastos en mantenimiento y reparaciones.
Fondo de Reserva: Detalles del monto reservado y su uso.
Si la tarea de generar un balance financiero te parece demasiado, te cuento que en ComunidadFeliz se puede generar el balance con solo algunos clics, a través de la funcionalidad “Balance de ingresos y egresos”.
Una vez en la plataforma, necesitas elegir el mes y el año para generar el balance. Por ejemplo, si estás en julio, puedes elegir el mes de abril para recibir el balance de los 3 meses anteriores (abril, mayo y junio).
El balance se puede descargar en formatos PDF o Excel. Los ingresos y egresos aparecerán segmentados por categoría: ingresos extraordinarios, mantenimiento, servicios de vigilancia, etc.
¿Quieres verlo en funcionamiento? Dale clic aquí para accedera la demo gratuita del software.
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