20/4/2020

Software de administración: Conoce los cinco pasos para optimizar tareas

Automatizar procesos utilizando un software de administración, aumenta tu productividad en la comunidad y la de los empleados, mientras ahorras tiempo y dinero. El objetivo a alcanzar es que las tareas pasen de gestionarse manualmente a implementar mejoras que logren agilizar a las actividades. 

Estas ideas se ven simples, pero son bastante ahorradoras de tiempo y a largo plazo ofrece grandes beneficios. Cada gota de energía que te ahorres, te ayudará a dejar espacio para desarrollar crecimiento profesional.

Ahora, principalmente debes estudiar lo que ya te encuentras realizando de manera cotidiana. Como opción, puedes intentar cambiar una cosa poco a poco, de manera que cuando empieces a analizar la forma en que funcionará la comunidad, puede que descubras soluciones sencillas.

Paso número uno: Agrupar tareas

Agrupar tareas te ayudará a asegurarte de que las responsabilidades estén reunidas para lograr ser más eficaces. Luego de esto, te enfocas en trabajar en estas y continúas hasta que todo esté completado. 

La idea principal de este paso, es agrupar todas la tareas que se relacionen con la finalidad de programar un horario recurrente en tu agenda y solo dedicarte a trabajar en este horario asignado. 

En lugar de analizar distintos informes en diferentes horas durante todo la semana, puedes realizar una lista de todos las tareas importantes, tales como: Cuentas por pagar, cuentas por cobrar, presupuestos realizados, flujos de dinero, y revisarlas todas al mismo tiempo. Cuando apartas tiempo para revisar la contabilidad regularmente siempre se hará bien y de manera efectiva.

Paso número dos: Ahorrar tiempo

Para este paso, te recomendamos buscar la forma de ahorrar tiempo, uno opción viable es eliminar pasos duplicados y esto te ayudará a realizar tareas de formas eficaz y te permitirá ahorrar tiempo en tus actividades. 

Para ayudarte a ahorrar tiempo y conocer exactamente cuáles son las tareas que realiza un administrador de condominios al mes, te dejamos una CheckList (Lista de tareas) que te será de gran apoyo: ¡Descarga la CheckList aquí! >> www.comunidadfeliz.mx/material/checklist-para-administradores-de-condominios

Paso número tres: Documentar todo

Queremos acotar que es importante que dejes un rastro para ti mismo, documenta todo lo que hagas por primera vez, debido a que estas actividades pueden repetirse en el futuro. Puede ser algo tan sencillo y simple como guardar la información de contacto que has buscado. 

Si estás utilizando un software de administración y hay un paso que se te complique, también puedes documentar los pasos que realizaste al momento del proceso. La siguiente vez que lo hagas, te ahorrarás mucho tiempo y energía.

Paso número cuatro: Hacer diagramas

La realización de diagramas es una forma excelente de visualizar y planificar los procesos de automatización. Cuando estés haciendo los diagramas, recuerda incluir detalles como quién es responsable de la tarea y qué otros empleados están involucrados. 

Paso número cinco: Utilizar un Software eficaz

Un software como el de ComunidadFeliz.mx, el cual siempre se encuentra actualizado, será de gran ayuda para impulsar la automatización de tareas y por supuesto, te hará ahorrar muchísimo tiempo. 

Mientras más comunidades tengas para gestionar de manera administrativa, nuestro software será de apoyo. Además, puedes recibir capacitaciones constantes completamente gratis.

¿Quieres conocer un poco más acerca de la plataforma de ComunidadFeliz?, te invitamos a probar la DEMO: www.comunidadfeliz.mx

¡Sigue simplificando y automatizando! La idea es que continues en la búsqueda de arreglar y optimizar tareas, de esta manera las mejoras serán mayoría con el tiempo y por otra parte, los procesos serán tan impecables, seguros y transparentes como tu condominio, 

Fuentes: Diario La Tribuna Honduras.
ComunidadFeliz.mx
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Equipo de ComunidadFeliz
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