El cierre de año es un momento crucial para la administración de condominios. Es la oportunidad perfecta para evaluar los avances, resolver pendientes y planificar el futuro. 

Este 2024 trae consigo nuevas tendencias y herramientas tecnológicas que pueden transformar la manera en que gestionamos nuestras comunidades. Desde la integración de la inteligencia artificial hasta prácticas de sostenibilidad, el objetivo es cerrar el año de forma óptima y comenzar el siguiente con una base sólida.

¡Comencemos!

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Tarea

1. Asamblea general

La asamblea general sigue siendo el evento principal para cerrar el año, pero en 2024, su ejecución puede ser optimizada gracias a las tecnologías disponibles.
Verifica lo que es necesario para llevar una asamblea general:

• Convocatoria anticipada: Realizarla conforme al reglamento interno o legislación local, incluyendo fecha, hora, lugar, agenda, y documentación necesaria para participar y votar.
• Agenda clara y completa: Incorporar temas como aprobación de cuentas, elección de administrador, resolución de problemas comunes y aprobación de presupuestos.
• Documentación previa: Compartir informes financieros, propuestas presupuestarias y estados de cuenta con anticipación a los copropietarios.
• Quórum y votaciones: Cumplir con los requisitos establecidos en reglamentos internos para la validez de las decisiones, incluyendo el número de votos necesario.
• Dirección de la reunión: El presidente debe guiar la sesión siguiendo la agenda y permitiendo la participación activa de los copropietarios.
• Acta de la asamblea: Registrar los puntos tratados, decisiones y votaciones, firmada por el presidente y secretario, y distribuirla a todos los copropietarios.
• Cumplimiento legal: Asegúrate de estar al día con las normativas locales actualizadas.

Recomendaciones:

Plataformas híbridas: Permite que copropietarios participen de manera presencial o virtual utilizando herramientas como Zoom o Google Meet (En el caso de que la ley de tu estado lo permita). 

Votación electrónica: Incrementa la transparencia y participación con sistemas de votación en línea. Deja las papeletas y migra a una votación digital.

Prepara y presenta documentación:

• Informes financieros.
• Proyecciones presupuestarias.
• Estados de cuenta detallados.

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Checklist para la asamblea:

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Tarea

Acción a Realizar

Estado

Convocatoria anticipada

Realizarla conforme al reglamento interno o legislación local. Incluir fecha, hora, lugar, agenda y documentación necesaria para participar y votar.

Agenda clara y completa

Incorporar temas como aprobación de cuentas, elección de administrador, resolución de problemas comunes y aprobación de presupuestos.

Documentación previa

Compartir informes financieros, propuestas presupuestarias y estados de cuenta con anticipación a los copropietarios.

Quorum y votaciones

Cumplir con los requisitos establecidos en reglamentos internos para quorum y cantidad de votos necesarios para la validez de las decisiones.

Dirección de la reunión

El presidente debe guiar la sesión siguiendo la agenda y permitir la participación activa de los copropietarios.

Acta de la asamblea

Registrar los puntos tratados, decisiones y votaciones. Firmarla el presidente y el secretario, y distribuirla a los copropietarios.

Cumplimiento legal

Verificar que las normativas locales estén actualizadas y se cumplan.

Plataformas híbridas

Facilitar la participación presencial y virtual mediante herramientas como Zoom o Google Meet (si la ley local lo permite).

Votación electrónica

Implementar sistemas de votación en línea para mayor transparencia y participación.

Preparar y presentar documentación

Informes financieros  Proyecciones presupuestarias. Estados de cuenta detallados.

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Tarea

2. Presupuesto anual

El presupuesto anual no solo garantiza la operatividad del condominio, sino que también permite incorporar mejoras e innovaciones tecnológicas. Te presentamos en continuación algunos tips para elaborar y aprobar el presupuesto para el año que viene:

• Tener claridad sobre los presupuestos anuales de los proveedores. Por ejemplo: Ascensores, Caldera, Reparaciones, etc.
• Proveer y contar con la información los costos y variaciones de los precios de los servicios prestados al condominio.
• De ser posible, determinar la permanencia, contratación o despidos del personal que presta servicios al condominio.
• Determinar la existencia de algunos gastos extraordinarios del condominio.

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• Tener claridad sobre las estrategias de recaudación del gasto común y subsanar la morosidad.
• No exagerar el presupuesto presentado, elevando de sobremanera los costos operativos y de personal ya previstos.
• A su vez, también se recomienda no tener un presupuesto demasiado bajo, ya que esto lo único que hará es que a mediano o largo plazo se comience a utilizar el fondo de reserva para poder suplir las necesidades

Claves para definir el presunto 2024

Presupuesto para tecnología: Incluye software de administración y herramientas para automatizar procesos.
Considerar la inflación: Proyecta costos con base en índices económicos recientes.
Fondo de contingencia: Reserva recursos para imprevistos mayores.
División de gastos:
Fijos: Mantenimiento, personal, servicios básicos.
Variables: Reparaciones, proyectos extraordinarios.

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Tarea

3. Cierre contable y estado de cuentas

Un cierre contable transparente es fundamental para generar confianza en los copropietarios y garantizar la estabilidad financiera del condominio. Estos son algunos puntos que debe abordar una rendición de cuentas:

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• Reporte de ingresos y egresos del condominio, ya sea por periodo mensual, semestral o anual.
• Situación financiera del condominio, exponiendo los movimientos y cartolas bancarias de las cuentas del condominio destinadas tanto a los fondos para cubrir gastos ordinarios, como aquel monto que se encuentra disponible a la fecha en el fondo común de reserva.
• Reporte de mantenciones y reparaciones de la infraestructura y bienes comunes del condominio.
• Informe de las instalaciones del condominio.

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• Estrategias para solucionar la morosidad y/ problemas financieros del condominio. Esto, implica directamente, dar cuenta de las distintas gestiones realizadas y a realizar para mejorar la situación financiera del condominio frente a los problemas de morosidad y/o no pago de las correspondientes obligaciones económicas de los copropietarios, ya sea por la celebración de convenios de pago u otros instrumentos equivalentes.
• Cualquier otro asunto que sea exigido por el reglamento de copropiedad, por la asamblea de copropietarios o por el comité de la administración del condominio.
  
  

Teniendo en claro esos puntos, consideramos que lo más importante para un administrador, en estos casos, es ser fiel y transparentes con la información que entregamos a nuestras comunidades. La profesión de administrador de condominios es una labor exigente en muchos aspectos, pero el más destacable de ellos es la honestidad con la que desempeñamos nuestro servicio.

Tarea

4. Planificación para el año que viene

Además de atender las cuestiones financieras, la planificación del próximo año debe abarcar diversas dimensiones de la administración condominal. Integrando las mejores prácticas tradicionales y las tendencias actuales, aquí tienes una guía completa para comenzar el año con una administración eficiente, participativa y sostenible.

Actualización del Reglamento de Copropiedad
Es fundamental mantener el reglamento de copropiedad adaptado a las necesidades actuales.

• Por qué hacerlo: Muchas áreas de los condominios carecen de regulación específica. Un reglamento actualizado previene conflictos y facilita la convivencia.
• Cómo lograrlo: Evalúa las áreas con carencias normativas y trabaja en su actualización con apoyo de expertos legales si es necesario.

Participación y Comunicación Activa
Fomentar la participación de los copropietarios fortalece la vida comunitaria.

• Acciones recomendadas:
  - Diseñar estrategias para informar a la comunidad sobre temas relevantes.
  - Promover la importancia de las reuniones y asambleas para evitar problemas de quorum.
• Herramientas sugeridas:
  - Uso de software de comunicación interna para mantener a todos los copropietarios informados.
  - Crear boletines digitales o grupos en plataformas como WhatsApp.

Estrategias para Solucionar la Morosidad
La morosidad es un reto frecuente en la administración de condominios.

• Sugerencias:
  - Ofrecer convenios de pago que se adapten a las posibilidades económicas de los copropietarios.
  - Diseñar estrategias de cobranza que prioricen el diálogo y la empatía, sin comprometer la estabilidad financiera del condominio.

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Fomentar Sostenibilidad

Las iniciativas sostenibles no solo reducen costos a largo plazo, sino que también fomentan una comunidad más responsable.

• Proyectos sugeridos:some text
  • Instalación de paneles solares para reducir el consumo eléctrico.
  • Sistemas de recolección y reutilización de agua.
  • Optimización del uso de recursos en áreas comunes.

Capacitación Continua

Fortalecer al equipo administrativo es clave para enfrentar los retos del próximo año.

• Talleres recomendados:some text
  • Uso de tecnologías para la gestión eficiente.
  • Estrategias de resolución de conflictos.
  • Implementación de prácticas sostenibles.

Cierre

En 2024, la clave para una administración de condominios eficiente y transparente radica en adoptar herramientas tecnológicas que optimicen la gestión y promuevan la participación activa de los copropietarios. ComunidadFeliz es el aliado ideal para dar este salto hacia la modernización. Con sus funcionalidades avanzadas, no solo simplificas los procesos administrativos, sino que también fortaleces la confianza y la comunicación en tu comunidad.

Beneficios de ComunidadFeliz

• Gestión de cuotas de mantenimiento: Facilita la recaudación de cuotas a través de múltiples métodos de pago como transferencias y pagos en línea.
• Contabilidad automatizada: Mantén un registro claro y actualizado de los ingresos y egresos del condominio.
• Comunicación eficiente: Centraliza la información y mejora la interacción con los copropietarios mediante notificaciones y avisos.
• Votaciones en línea: Incrementa la participación en asambleas con sistemas de votación digital.
• Reportes detallados: Genera informes financieros en segundos para una transparencia total.
• Gestión de proveedores y servicios: Organiza y supervisa fácilmente las labores de mantenimiento y reparaciones.

Proyección para 2025

A medida que los desafíos de la administración condominal evolucionan, contar con un software especializado como ComunidadFeliz será indispensable para mantenerse al día y garantizar una gestión eficiente. En un entorno donde la tecnología está transformando todos los sectores, adoptar una herramienta como esta te permitirá:

• Ahorrar tiempo en tareas operativas.
• Reducir errores en la administración financiera.
• Fortalecer la relación entre administradores y copropietarios.
• Planificar estrategias sostenibles y ajustadas a las necesidades futuras de tu comunidad.

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